Att för första gången boka mat till ett större evenemang kan kännas överväldigande. Plötsligt ska du fatta beslut om allt från antal canapéer per person till om kaffet ska serveras vid borden eller som buffé. Men med rätt förberedelser blir processen både rolig och lärorik.
Budget och gästantal som utgångspunkt
Innan du kontaktar någon matleverantör, sätt dig ner och fundera igenom två grundläggande frågor: Hur många kommer? Vad får det kosta? Svaren behöver inte vara exakta, men du behöver en utgångspunkt.
Tänk realistiskt kring gästantalet. Om du bjudit 100 personer kommer sannolikt 75-80. Erfarna arrangörer räknar ofta med 80 procents närvaro om inte anmälan är bindande. När det gäller budget, glöm inte att inkludera moms, serveringspersonal och eventuell hyra av utrustning i dina beräkningar.
Tajming är allt när du beställer catering
Den vanligaste frågan från nybörjare som ska beställa catering är: ”Hur långt i förväg behöver jag ordna mat?” Svaret beror på säsong och typ av event, men en tumregel är att första kontakten bör tas minst 4-6 veckor innan. Under högsäsong (maj-juni och november-december) kan populära leverantörer vara fullbokade flera månader i förväg.
När du väl bestämt dig för att anlita cateringservice, var beredd på att många beslut behöver fattas relativt snabbt. Menyn brukar spikas 2-3 veckor innan eventet, medan exakt gästantal ofta kan justeras fram till en vecka innan.
Kommunikation som nyckeln till succé
När du ska boka mat till ditt event, var så detaljerad som möjligt redan från början. Berätta om lokalens möjligheter och begränsningar. Finns det kök? Hur ser eluttagen ut? Är det långa avstånd mellan parkering och serveringsplats? Ju mer information din matleverans-partner har, desto bättre kan de förbereda sig.
Var också tydlig med eventets karaktär. En avslappnad sommarfest kräver helt annan festmat än en formell företagsmiddag. Dela gärna bilder från lokalen och exempel på stemningen du vill skapa.
Dolda kostnader och praktiska detaljer
Många som ska beställ catering första gången blir överraskade av kostnader utöver själva maten. Serveringspersonal faktureras ofta per timme, och du behöver kanske fler än du tror. Transport, dukning, avtorkning och disk tar tid.
Utrustning är en annan post som lätt glöms bort. Har lokalen tillräckligt med tallrikar, glas och bestick? Behövs värmeskåp för att hålla maten varm? Finns det tillräckligt med bord för bufféupplägg? Vissa vill ha dukar och dekorationer inkluderat, andra föredrar att ordna detta själva.
Försäkringar och ansvar är också något att diskutera. Vem ansvarar om något går sönder? Vad händer om leveransen blir försenad? En professionell aktör har tydliga villkor kring dessa frågor, och det är viktigt att du läser och förstår dem innan du skriver under.
Att anlita en cateringfirma för första gången behöver inte vara komplicerat. Med god planering, tydlig kommunikation och realistiska förväntningar kommer ditt evenemang bli precis så minnesvärt som du hoppats.